Hồ sơ hành chính 12 - Nguyễn Thị Tuyết - Học viện tư pháp

Blog Thừa phát lại - Thời gian diễn ra dài nhất (16 tiếng), chuẩn bị rất nhiều hòm phiếu khác nhau… là những điều còn đọng lại tại Đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty CP Tập đoàn Đại Dương (Ocean Group- OGC) năm 2019 diễn ra ngày 20/5. Dưới góc độ của một người từng làm việc trong lĩnh vực Thừa phát lại, tôi quan tâm đến trả lời của đại diện Ban kiểm tra tư cách cổ đông khi một trong các cổ đông đề nghị có Thừa phát lại tham gia lập vi bằng đại hội (Nguồn: Báo Vnexpress):

- "Nếu số liệu này không đúng sẽ kéo theo việc biểu quyết tất cả nội dung sau bị sai", bà Phương nói và đề nghị được mời Thừa phát lại đến để lập vi bằng, ghi nhận lại diễn biến phiên họp (Bà Nguyễn Đồng Xuân Phương là người được ủy quyền của cổ đông Lâm Khánh Hồng và Công ty Đầu tư và Quản lý Bảo Lâm Holdings).

- “Việc cổ đông muốn sử dụng Thừa phát lại phải đăng ký và thông báo đến Ban tổ chức. Tuy nhiên, ban tổ chức cho biết chưa nhận được đăng ký nào của bà Phương, nên việc yêu cầu lập vi bằng là không hợp lệ” (Đại diện Ban kiểm tra tư cách cổ đông).

Xin nhắc lại, đây là lần thứ hai kỳ đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 của Ocean Group được diễn ra do lần tổ chức thứ nhất bị thất bại. Do đó, theo Blog Thừa phát lại, tất cả các bên đều muốn kỳ đại hội lần này diễn ra thuận lợi, hợp pháp để giải quyết được các nội dung đề ra.

Vậy, yêu cầu nêu trên của cổ đông tên Phương và trả lời của đại diện Ban kiểm tra tư cách cổ đông có phù hợp quy định của pháp luật không?

Điều 25 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 quy định:

“Điều 25. Thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng

1. Thừa phát lại có quyền lập vi bằng đối với các sự kiện, hành vi theo yêu cầu của đương sự, trừ các trường hợp quy định tại Điều 6 của Nghị định này; các trường hợp vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật dân sự; các trường hợp thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng hoặc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân các cấp và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

2. Thừa phát lại được lập vi bằng các sự kiện, hành vi xảy ra trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt Văn phòng Thừa phát lại”.

Ngoài ra, không có quy định nào liên quan địa điểm được phép lập vi bằng của Thừa phát lại. Trong trường hợp này, Thừa phát lại phải tự vận dụng quy định của pháp luật để có hướng xử lý phù hợp đảm bảo lập được vi bằng theo thỏa thuận mà không vi phạm quy định liên quan của pháp luật.

Blog Thừa phát lại tạm thời chia địa điểm lập vi bằng thành 03 loại sau:

1. Địa điểm lập vi bằng là khu vực tư

Đặc điểm của loại địa điểm này đó là nó thuộc sở hữu, quản lý của một cá nhân, tổ chức và chỉ những người này hoặc những người mà họ cho phép được đi vào khu vực này, ví dụ: Nhà ở, công ty, nhà xưởng, tài khoản, điện thoại, công trường xây dựng…

Theo Blog Thừa phát lại, khi lập vi bằng đối với khu vực này, Thừa phát lại phải hết sức cẩn trọng và chú ý bởi đây là khu vực của tư nhân nên phải được sự cho phép, chấp thuận của họ thì Thừa phát lại mới được lập vi bằng. Ví dụ, hồ sơ ghi nhận hiện trạng bên trong một căn nhà thì người yêu cầu lập vi bằng phải là người có quyền sở hữu, sử dụng hợp pháp căn nhà (chủ nhà, người thuê nhà, người được ở nhờ, người được ủy quyền quản lý nhà…); muốn ghi nhận hiện trạng ở bên trong trụ sở một doanh nghiệp thì Thừa phát lại phải được sự cho phép từ người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.

2. Địa điểm lập vi bằng là khu vực tư được sử dụng công cộng

Đặc điểm của loại địa điểm này là nó thuộc sở hữu, quản lý của cá nhân, tổ chức nhất định nhưng nó cung cấp các sản phẩm, dịch vụ mang tính công cộng nên các cá nhân, tổ chức khác có thể tự do di chuyển vào khu vực này nếu có sử dụng sản phẩm, dịch vụ công cộng được cung cấp, ví dụ: Trường học, bảo tàng, phòng triển lãm, bến phà chở khách, khách sạn, quán cà phê, nhà hàng…

Tuy là khu vực được mở cửa công cộng nhưng đó vẫn là một khu vực tư. Do đó, Thừa phát lại muốn lập vi bằng trong khu vực này phải thông báo cho người sở hữu, quản lý hợp pháp địa điểm này. Theo Blog Thừa phát lại, sự khác nhau trong thủ tục lập vi bằng tại địa điểm này với khu vực tư nhân ở trên đó là ở khu vực tư nhân, Thừa phát lại không chỉ thông báo mà còn phải nhận được sự cho phép, chấp thuận từ người sở hữu, người quản lý hợp pháp còn ở địa điểm này, Thừa phát lại chỉ phải thông báo mà không cần phải nhận được sự chấp thuận bởi nó mở cửa cho sử dụng công cộng.

Hình minh họa: Thừa phát lại Thủ Đức lập vi bằng ghi nhận hành vi cản trở xe vào công ty

Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2019 của Ocean Group diễn ra tại trung tâm hội nghị quốc gia. Đây là khu vực tư được sử dụng công cộng nên Thừa phát lại khi lập vi bằng cần phải thông báo trước cho Ban tổ chức đại hội. Do đó, theo Blog Thừa phát lại, ý kiến của Ban kiểm tra tư cách cổ đông là phù hợp.

Tham khảo quy định ở Cộng hòa Pháp thì ngoài việc lập vi bằng theo yêu cầu của tư nhân, Thừa phát lại còn lập vi bằng theo quyết định (lệnh) của Tòa án nên Thừa phát lại ở nước Pháp có quyền lập vi bằng ở khu vực tư nhân và khu vực công cộng dù chủ sở hữu, người quản lý hợp pháp các khu vực này có đồng ý hay không.

3. Địa điểm lập vi bằng là khu vực công cộng
Đặc điểm của loại địa điểm này đó là khu vực này là khu vực sử dụng công cộng mà không bị hạn chế. Bất kỳ ai cũng có thể đi vào khu vực này, ví dụ: Đường sá, bãi biển công cộng, cầu cống công cộng đã đưa vào sử dụng, trang website cho truy cập công khai… Do đó, Thừa phát lại được lập vi bằng tại các địa điểm này mà không cần phải thông báo hay được sự cho phép của bất kỳ ai.

Tác giả: Đức Hoài (Vui lòng dẫn nguồn nếu đăng lại bài viết từ trang này)